Les pièces justificatives des charges se consultent avant l'assemblée qui approuve les comptes

L’annexe comptable jointe à la convocation résume un exercice en quelques pages : des totaux par poste, des comparaisons avec l’exercice précédent, un solde par copropriétaire. Elle ne dit rien de ce qui se cache derrière chaque ligne. Une facture d’entretien d’ascenseur, un contrat d’assurance, une note d’honoraires, un relevé de consommation d’eau : ce sont ces pièces qui permettent de vérifier qu’une dépense a bien été engagée, pour l’immeuble, au bon montant et selon la bonne clé.

Le droit de la copropriété organise leur consultation, à un moment précis. Ce billet en décrit le cadre général et n’examine aucune situation particulière.

Le droit de consultation est attaché à l’approbation des comptes

La règle est inscrite au décret n° 67-223 du 17 mars 1967, qui l’a reprise lors de la réforme entrée en application le 1er juin 2020 ; elle figurait auparavant à l’article 18-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, aujourd’hui abrogé. Pendant la période qui s’écoule entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de cette assemblée, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires.

Trois éléments définissent ce droit :

• qui : tout copropriétaire, et non les seuls membres du conseil syndical ;
• quand : entre la convocation et la séance de l’assemblée qui approuve les comptes ;
• quoi : les pièces justificatives des charges, c’est-à-dire les documents qui fondent les dépenses réparties entre les copropriétaires.

Le décret renvoie à l’assemblée générale le soin de définir les modalités pratiques de la consultation, notamment le jour et le lieu, dans le respect d’un minimum qu’il fixe.

Ce que recouvrent les pièces justificatives

Le texte vise les pièces justificatives des charges. En pratique, cela comprend les documents qui permettent de rattacher chaque montant de l’annexe comptable à une dépense réelle :

• les factures des fournisseurs et entreprises ;
• les contrats en cours, qui fondent les dépenses récurrentes ;
• les modes de répartition appliqués, et notamment les relevés de consommation lorsque les charges suivent un comptage individuel ;
• les relevés du compte bancaire séparé du syndicat, qui permettent de rapprocher les paiements des factures ;
• les notes d’honoraires du syndic, et en particulier celles qui portent sur des prestations particulières.

La consultation ne se limite pas aux dépenses contestées. Elle porte sur les charges de l’exercice soumis à l’approbation, dans leur ensemble.

Consulter, pas exiger des copies gratuites

Le droit ouvert par le décret est un droit de consultation. Il ne comporte pas, par lui-même, l’obligation pour le syndic d’envoyer à chaque copropriétaire la copie de toutes les pièces. Le copropriétaire qui souhaite obtenir des copies peut les demander ; leur coût suit le régime du contrat de syndic et de la liste limitative des prestations particulières fixée par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.

Le développement de l’accès en ligne modifie la portée pratique de cette distinction. Le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble, en application de l’article 18 de la loi de 1965. Lorsque certaines pièces y figurent, la consultation peut s’exercer à distance. La présentation du syndic, de ses missions et de son contrat figure dans la note sur le syndic.

Le conseil syndical dispose d’un droit plus large

Le droit de consultation de chaque copropriétaire ne se confond pas avec celui du conseil syndical.

Point	Copropriétaire	Conseil syndical
Fondement	Décret du 17 mars 1967	Article 21 de la loi du 10 juillet 1965
Période	Entre la convocation et l’assemblée qui approuve les comptes	À tout moment
Objet	Pièces justificatives des charges	Toutes pièces, documents, correspondances et registres relatifs à la gestion
Forme	Consultation selon les modalités votées	Communication et copie
Finalité	Éclairer le vote sur les comptes	Contrôler la gestion du syndic

Les deux droits se complètent. Le conseil syndical exerce un contrôle continu et en rend compte à l’assemblée ; le copropriétaire vérifie par lui-même les pièces de l’exercice qu’il va approuver ou rejeter.

La consultation éclaire deux décisions distinctes

Les pièces consultées servent d’abord à l’approbation des comptes, décision annuelle obligatoire qui arrête la situation comptable du syndicat et fonde la régularisation des charges de chaque lot.

Elles servent ensuite à vérifier l’application des clés de répartition. Une dépense exacte peut être mal répartie : une charge d’ascenseur imputée à tous les lots, une dépense propre à un bâtiment répartie sur l’ensemble de la copropriété. La consultation des pièces permet de rattacher chaque dépense à sa catégorie, et donc à sa clé. Le mécanisme des deux clés de l’article 10 de la loi de 1965 est présenté dans la note sur la répartition des charges.

Enfin, lorsqu’une résolution de quitus est inscrite, la connaissance des pièces conditionne la portée de ce vote : un quitus ne couvre que les actes de gestion portés à la connaissance de l’assemblée.

L’approbation des comptes, puis le délai

Le temps de la consultation est bref, et il est suivi d’un vote. Une fois les comptes approuvés, la décision ne peut être contestée que dans les conditions de l’article 42 de la loi de 1965 : par un copropriétaire opposant ou défaillant, dans le délai qui court à compter de la notification du procès-verbal. Les conditions de cette action sont décrites dans la note sur la contestation d’une décision.

Deux précisions limitent les malentendus. L’approbation des comptes n’empêche pas de discuter ensuite une erreur matérielle d’imputation sur un compte individuel. Et le refus d’approuver les comptes ne dispense pas le copropriétaire de payer les provisions exigibles.

Ce que le refus de consultation peut entraîner

Le syndic qui ne tient pas les pièces à disposition méconnaît une obligation du décret. Ce manquement peut être invoqué à l’appui d’une contestation de la résolution d’approbation des comptes, lorsqu’il a privé les copropriétaires de l’information nécessaire à leur vote. Il peut aussi être porté à la connaissance du conseil syndical et de l’assemblée, au titre du contrôle de la gestion.

L’appréciation reste attachée aux circonstances : un refus total n’a pas la même portée qu’une modalité de consultation peu commode mais conforme à la décision de l’assemblée.

Les points qui se vérifient à réception de la convocation

Sans examiner aucun cas, la convocation permet quelques vérifications :

• l’assemblée a-t-elle déjà défini les modalités de consultation des pièces, et la convocation les rappelle-t-elle ?
• les pièces sont-elles accessibles sur l’espace en ligne du syndic, et pour quel exercice ?
• les postes de l’annexe comptable qui ont varié d’un exercice à l’autre sont-ils justifiés par des pièces identifiables ?
• les honoraires de prestations particulières correspondent-ils à la liste limitative du contrat type ?

Où vérifier

La consultation des pièces justificatives entre la convocation et l’assemblée qui approuve les comptes relève du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, dans sa rédaction applicable depuis le 1er juin 2020. L’accès en ligne sécurisé aux documents relève de l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, le droit de communication du conseil syndical de son article 21, la répartition des charges de son article 10, la contestation de son article 42. Les règles comptables figurent au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, les prestations particulières du syndic au décret n° 2015-342 du 26 mars 2015. Ces textes se consultent sur Légifrance.

Le minimum de disponibilité imposé par le décret et les modalités de consultation ne sont pas chiffrés ici : ils se lisent dans la version en vigueur à la date de l’assemblée. L’ANIL et l’ARC publient des méthodes de lecture des annexes comptables.

Information vérifiée au 14 septembre 2026. Information générale ; aucune situation individuelle n’est examinée.